LIZENZMANAGEMENT 2025: BUSINESS PREMIUM ODER E3?
Wie Unternehmen die richtige Wahl treffen und dabei spürbar Kosten senken

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WORUM ES WIRKLICH GEHT
Die Frage „Warum Business Premium wählen, wenn es E3 gibt?“ klingt zunächst simpel. In der Praxis steckt mehr dahinter: Nicht jedes „E3“ ist gleich. Es gibt Office 365 E3 und Microsoft 365 E3  und beide decken unterschiedliche Bedürfnisse ab. Gleichzeitig brauchen nicht alle Beschäftigten den vollen Funktionsumfang. Wer Rollen sauber definiert und Lizenzen daran ausrichtet, erzielt dieselbe Produktivität und Sicherheit nur günstiger und auditfest.

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BUSINESS PREMIUM IN ALLTAGSSPRACHE
Business Premium ist der robuste Standard für die meisten Wissensarbeiter: Office-Anwendungen, E-Mail und Teams, Gerätemanagement mit Intune, Zugriffsregeln über Entra ID (Conditional Access) sowie moderner Endpunktschutz mit Microsoft Defender. Damit lassen sich Geräte verwalten, Risiken begrenzen und Zusammenarbeit reibungslos organisieren. Die Lizenz ist für bis zu 300 Nutzer pro Mandant vorgesehen ein Limit, das für viele Organisationen völlig ausreicht, aber man sollte es kennen.

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WAS MICROSOFT 365 E3 MEHR BIETET
Microsoft 365 E3 baut auf den Produktivitätsdiensten auf und ergänzt sie um Windows Enterprise und die Sicherheits- und Verwaltungspakete der Enterprise Klasse. Außerdem sind größere Postfächer mit Archivierung möglich, was für Bereiche mit hohen Aufbewahrungsanforderungen attraktiv ist. Es gibt keine Begrenzung bei der Nutzerzahl. Für Unternehmen, die einheitlich auf Windows Enterprise Funktionen setzen oder umfangreichere Compliance Szenarien abdecken müssen, ist das die passendere Stufe.

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WO OFFICE 365 E3 EINZUORDNEN IST
Office 365 E3 konzentriert sich auf die klassischen Produktivitätsdienste. Besonders hervorzuheben ist Exchange Online mit großen Postfächern und Archivfunktionen. Gerätemanagement und erweiterter Endpunktschutz sind hier nicht enthalten und müssten bei Bedarf ergänzt werden. Für einige Rollen kann das völlig ausreichend sein, entscheidend ist die tatsächliche Nutzung.

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WANN BUSINESS PREMIUM DIE BESSERE WAHL IST
In vielen Unternehmen erledigen 60 bis 80 Prozent der Mitarbeitenden ihre Arbeit mit den Funktionen, die Business Premium bereits mitbringt: Dokumente erstellen, kommunizieren, Dateien teilen, Geräte verwalten, Zugriffe absichern und E-Mails schützen. Wenn weder WindowsnEnterprise Features noch besondere Archiv und Compliance Anforderungen nötig sind, ist Business Premium die wirtschaftlichste Lösung, ohne Abstriche bei Sicherheit oder Bedienbarkeit.

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WIE EINE GEMISCHTE LIZENZLANDSCHAFT FUNKTIONIERT
Die sinnvollste Aufstellung ist selten „alles oder nichts“. Typischerweise laufen Standardrollen auf Business Premium. Für regulierte Bereiche, Führungskräfte mit besonderen Anforderungen oder Teams mit großen Postfächern setzt man gezielt Microsoft 365 E3 (oder bei Bedarf E5) ein.

So bleiben die Kosten im Rahmen, und die Funktionen liegen dort, wo sie tatsächlich gebraucht werden. Das 300 Nutzer Limit betrifft nur die Business-Pläne; darüber hinaus können zusätzliche Mitarbeitende mit E-Plänen lizenziert werden.

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EIN REALISTISCHES BEISPIEL
Angenommen, Ihr Unternehmen gibt pro Monat rund 40 000 Euro für E3 Lizenzen und 8 000 Euro für Business Premium aus. In Projekten sehen wir häufig zweierlei Effekte: bessere Einkaufskonditionen und ein präziser Zuschnitt der Lizenzen. Wenn E3 Preise um etwa ein Viertel sinken und Businesspremium um rund ein Drittel, reduziert das die laufenden Kosten bereits spürbar.

Kommt dann noch ein sauberes „Rightsizing“ hinzu  also Lizenzen dort reduzieren, wo Funktionen ungenutzt bleiben, wächst die Ersparnis weiter. Wichtig: Das sind Erfahrungswerte, keine Listenpreise. Wir legen die Kalkulation transparent offen.

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WIE WIR LIZENZEN AUDITFEST UND FAIR ZUSCHNEIDEN
Der Weg ist immer derselbe, nur die Ergebnisse sind je nach Unternehmen unterschiedlich:
Zuerst schaffen wir Klarheit über den Ist-Stand: Welche Lizenzen sind zugewiesen? Welche Dienste werden aktiv genutzt? Welche Geräte sind eingebunden?

Dann gleichen wir Nutzung und Berechtigung ab. Wer große Postfächer, Archivierung oder Windows Enterprise wirklich braucht, bleibt auf E3/E5. Alle anderen wechseln auf Business Premium  ohne Funktionsverluste bei Gerätemanagement, Zugriffskontrollen und Endpunktschutz.

Anschließend definieren wir klare Rollenprofile und Richtlinien, damit Funktionen nur dort eingeschaltet sind, wo die Lizenz es zulässt. Automatisierte Prozesse für Eintritte, Wechsel und Austritte sorgen dafür, dass ungenutzte Lizenzen automatisch zurückfließen. So entsteht eine aufgeräumte, prüffähige Umgebung, die im Audit standhält.

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WAS OFT ÜBERSEHEN WIRD
Lizenzen beeinflussen mehr als Word, Outlook und Teams-Chats. Telefonie, Konferenzen, Leitungen, Mobilfunk-Tarife  all das hängt mit dem digitalen Arbeitsplatz zusammen. Wer hier Über oder Unterdimensionierung korrigiert, senkt häufig zusätzlich die Betriebskosten, ohne die Nutzererfahrung zu verschlechtern.

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WAS SIE VON UNS BEKOMMEN
Kein Folienfeuerwerk, sondern belastbare Zahlen: Wir starten mit Ihren Rechnungen und Nutzungsdaten und liefern einen klaren Vorschlag, wer mit Business Premium gut versorgt ist und wo Microsoft 365 E3 oder E5 sinnvoll ist. Wir kombinieren Verhandlungserfahrung mit technischer Umsetzung , von Intune über Conditional Access bis zum Endpunktschutz  und dokumentieren alles so, dass es in Prüfungen trägt.

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NÄCHSTER SCHRITT
Wenn Sie uns die letzte Microsoft-Rechnung und einen auf Wunsch anonymisierten, Export der Nutzer:innen schicken, erhalten Sie in kurzer Zeit einen Lizenz Fit Report. Darin stehen die mögliche Einsparung, der Compliance-Status und ein pragmatischer Umsetzungspfad, der sich ohne Unterbrechungen des Tagesgeschäfts umsetzen lässt.

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